Cómo documentar un proyecto cultural para que sobreviva a su inauguración

Tres necesidades distintas que se confunden

Un proyecto con financiación pública o institucional necesita documentar por tres motivos que casi nunca se separan, y separarlos ahorra trabajo.

Justificar. Demostrar a quien financia que lo comprometido se ejecutó. Requiere trazabilidad de gasto, calendario, y evidencia de que la actividad ocurrió.

Reponer. Poder volver a montar la pieza en otra sede dentro de dos años, con otro equipo técnico. Requiere planos, especificaciones, medios originales y manual de operación.

Archivar. Que la obra siga existiendo cuando el hardware que la reproducía ya no exista. Requiere másteres, formatos abiertos y metadatos.

Los tres se alimentan del mismo material, pero solo si alguien decide desde el principio qué se guarda. Un dossier de justificación no sirve para reponer, y un vídeo de la inauguración no sirve para archivar.

Qué se registra mientras se trabaja

El plano técnico real, no el de la propuesta: dónde acabaron los altavoces, qué proyector se usó, con qué lente y a qué distancia, qué ordenador y con qué versión de software.

El acta de decisiones: qué se cambió respecto al proyecto aprobado y por qué. Es lo primero que pregunta cualquier revisión y lo primero que nadie apuntó.

Los medios en su forma de origen: la mezcla sin masterizar, los stems, los archivos de vídeo antes de comprimir, los proyectos de montaje con sus enlaces resueltos.

Y la documentación fotográfica del montaje, no solo del resultado. Una foto del rack de equipos con el cableado a la vista vale más para una reposición que veinte fotos de la sala llena.

El manual de operación diaria

Es el documento que menos se escribe y más se usa. Lo maneja quien abre la sala cada mañana, que no es quien montó la pieza.

Tiene que caber en una hoja: qué se enciende, en qué orden, qué debe verse cuando todo va bien, qué hacer si no se ve, y a quién llamar.

Y tiene que incluir el estado de fallo. Una pantalla en negro con el título de la obra es una decisión de diseño; un escritorio de sistema operativo a la vista es su ausencia.

Derechos y créditos, en el mismo movimiento

Los proyectos culturales acumulan colaboraciones: intérpretes, textos, archivo, imágenes cedidas, música. Cada una tiene una autorización con un alcance concreto y una fecha de caducidad.

Documentarlas mientras se firman —qué se autorizó, para qué usos, hasta cuándo— es lo que permite años después responder a la pregunta de si la obra se puede reponer, difundir en línea o incluir en una publicación.

Los créditos completos se anotan en el momento, con nombres legales. Reconstruirlos después de la desinstalación produce, en el mejor de los casos, una lista incompleta; en el peor, una atribución equivocada que ya no se puede corregir en el material impreso.

El formato del archivo importa

Un archivo guardado en un formato propietario que dependa de una licencia activa no es un archivo: es un préstamo. Lo mismo para el proyecto que solo abre una versión concreta de un programa.

La regla práctica es guardar dos capas: la nativa, que permite editar, y una de conservación en formato abierto y sin compresión con pérdida, que permite leer. La segunda es la que sigue funcionando dentro de diez años.

Y guardar el índice junto a los archivos. Un disco con cuatro terabytes de material sin un documento que explique qué es cada cosa se comporta, en la práctica, como un disco vacío.

El índice no necesita ser sofisticado: una hoja de cálculo con una fila por archivo —qué es, de qué fase, quién lo generó, con qué programa y para qué sirve— resuelve el noventa por ciento de las consultas futuras.

Conviene además guardar dos copias en sitios físicamente distintos y comprobar una vez al año que se pueden abrir. Un archivo que nadie ha intentado leer en cinco años es una hipótesis, no una copia de seguridad.